행사 취재 지원, 이렇게 준비하자

홍보 담당자들이 가장 신경 쓰는 부분이 고객사에서 진행하는 행사들입니다.
특히 규모가 크고, 산업적으로 그 가치를 인정받고 있는 연례 행사라면 더더욱 그렇겠지요? 이때 행사장에서 홍보 담당자의 역할이 중요해집니다. 행사에 대해 빠삭하게 알고 있는 홍보 담당자는 기자가 행사를 세세하고 정확하게 보도할 수 있도록 도움을 줄 수 있기 때문이죠. 그렇다면 홍보 담당자는 행사 취재 지원을 위해 어떤 준비를 해야 할까요?

1. 사전 홍보 및 취재 지원 안내
홍보를 하다 보면 행사가 종종 열리는데, 이때 보통 사전 홍보를 하게 됩니다. 사전 홍보 시 보도자료와 함께 이메일 바디에 행사 소개를 하면서, 그날 행사장에 담당자가 갈 것임을 알립니다. 그리고 프레스콜을 통해 간단히 취재 여부를 묻고, 취재 예상 미디어 리스트를 구축해 봅니다.
그리고 행사 전날 다시 한 번 이메일을 통해 구체적인 행사 취재 지원 공지를 발송합니다. 메일 바디에는 몇 시부터 몇 시까지 있을 것인지 정확한 시간과 함께 연락처를 적고 취재 시 적극적으로 돕겠다는 메시지도 함께 넣으면 됩니다. 

2. 취재 지원에 앞서 준비할 것들

  - 프레스킷 & 행사 보도자료:  프레스킷과 행사 보도자료를 준비해 두면 기자들이 행사장을 취재하고 난 뒤에 자료로 활용할 수 있기 때문에 넉넉히 프린트하는 것이 좋습니다.

- 명 함 : 미디어관계가 어느 정도 구축되었다면 기자들도 홍보 담당자의 명함을 가지고 있기야 하겠지만, 행사장에서 분명 처음 인사하게 되는 기자들도 있을 것입니다. 때에 따라서는 행사 관계자에게 인사를 할 일이 생길 수도 있기 때문에 명함은 아예 케이스째로 들고 가야 합니다.

- 미디어 리스트: 미디어 리스트를 1부 프린트해서 가져가세요. 그러면 유사시 기자들과 연락을 할 수 있고, 또 취재 기자들을 간편히 파악할 수 있어 행사가 끝나고 취재 현황을 정리하는 데 도움이 됩니다.

 

3. 행사장에서

행사장에서는 눈에 잘 띄는 출입구 쪽에 테이블을 놓아 프레스 센터를 만들어야 합니다. 그러면 기자들이 홍보 담당자를 쉽게 발견하고 도움을 청할 수 있을 것입니다. 또한 혹시라도 걸려올 지 모르는 전화나 문자를 꼭 받을 수 있도록 바쁜 와중에도 휴대폰을 주시해야 합니다. 

또한 약속한 행사 지원 시간보다 조금 일찍 가서 행사장 구석구석을 파악하고, 어떻게 행사가 진행될 것인지 타임테이블을 꿰고 있는 것이 중요합니다. 그래야 기자들이 도움을 요청할 때 차질 없이 안내할 수 있기 때문이죠. 

 

4. 취재지원이 끝난 후

취재 지원이 끝나면 취재에 감사하는 thanks letter를 간단히 보냅니다. 또한 행사장에서 만났던 기자들의 반응을 정리하여 다음 행사 때 참고가 될 수 있도록 하는 작업도 필요합니다. 마지막으로, 기사가 어떻게 보도되었는지 모니터링하는 일도 매우 중요합니다.