[미디어관계 Tips 초급편] (4) – 프레스 릴리즈 후 미디어 관계 유지하기

지난 글에서는 프레스 릴리즈를 통한 미디어 관계의 기본에 대해 알아보았습니다. 앞의 내용을 충분히 숙지한다면 프레스 릴리즈 업무에는 큰 문제가 없을 것입니다. 

기업과 브랜드를 홍보하는 데는 많은 시간이 필요하고 주기 또한 깁니다. 그래서 알찬 뉴스와 취재거리를 언론사에 제공함과 동시에 담당 기자와 좋은 관계를 유지할 수 있다면 홍보를 할 때 보다 큰 시너지 효과를 볼 수 있겠지요.  오늘은 이와 관련해서 프레스 릴리즈 후 미디어 관계를 잘  유지하고 다져 나갈 수 있는 몇 가지에 대해 이야기해 볼까 합니다.

 

1. 백문이 불여일견, 담당 기자를 직접 만나라

프레스 릴리즈 후 전화와 문자로 소식을 알리는 것이 보통이지만, 보다 신뢰성 있는 미디어 관계를 위해서는 담당 기자와 직접 미팅을 하는 것을 권장합니다. 미디어 관계 역시 보통의 인간관계와 비슷한 점이 있습니다. 그래서 면대면으로 이야기를 나누는 것이 훨씬 설득적이고, 기자 입장에서도 자료만 보내오는 기업의 홍보 담당자보다는 적극적으로 미팅을 시도하는 기업의 홍보 담당자에게 더 관심이 갈 수밖에 없습니다. 그러면 미팅 시도는 어떻게 하는 걸까요?

 

대부분의 미팅 시도는 프레스 콜을 통해 하게 됩니다. 자신이 홍보하는 기업 또는 브랜드를 밝힌 뒤, “직접 뵙고 자료도 전달해 드릴 겸 인사를 나누고자 미팅 요청을 드리는데 스케쥴 괜찮으신 날이 있으신지”를 정중하고 자신감 있게 전하면 됩니다. 미팅 날짜와 장소는 정확하게 체크해서 차질 없도록 확인 또 확인 하면 좋고요. 미팅 당일엔 프레스킷과 최근 보도자료를 챙기고, 약속 장소에 조금 일찍 나가서 기다리면 됩니다.

 

사람마다 관심사와 관련 분야에 대한 이해도가 다르기 때문에 대화 시에는 과도한 홍보 욕심은 금물입니다. 홍보하고 있는 기업과 홍보 이슈에 대해 차분하게 브리핑하되, 추가 질문이 들어오면 성의껏 답변해 드리는 것이 미팅의 정석입니다. 기자로 하여금 ‘좋은 취재원’이라는 생각이 들게 했다면 성공적인 미팅이었다 말할 수 있겠습니다.

 

2.  보도자료 관련 문의 및 자료요청에 즉각 반응하라 

기자가 좋은 기사를 쓰기 위해서는 주변 취재원들이 적극적으로 돕는 것이 중요합니다. 경우에 따라서는 기자가 직접 자료 요청을 해올 때가 있는데요. 이 때 적절하고 정확한 자료를 제공할 수 있어야 미디어 관계에서 신뢰받을 수 있습니다.

 

일단 자료 요청을 받으면 기자의 요청을 꼼꼼히 정리하고, 언제까지 자료를 제공하면 늦지 않을지를 반드시 체크합니다. 그리고 나서 기존에 가지고 있는 자료들이 없는지 살펴보고, 고객사 내부 관계자의 협조가 필요한 부분이라면 최대한 빨리 협조를 구하여 기자에게 전달할 수 있어야 합니다. 또한 자료를 제공하기 전에는 누락된 내용이 없는지, 정확한 내용이 들어가 있는지를 꼼꼼히 살펴 봅니다. 객관적이고 신뢰성 있는 자료를 발빠르게 전달하도록 하며, 자료는 기자가 요청한 당일에 전달할 수 있도록 신속하게 움직일 필요가 있습니다.

 

3. 미디어 관계를 기록하여 보관하라

 

홍보인은 직업의 특성상 많은 매체들을 접하고, 미디어 미팅도 잦습니다. 그러다 보니 기자의 이름과 소속 매체를 함께 기억하는 사소한 일부터 시작해서 기자의 성향과 관심사, 만난 날짜와 장소 등등 기억하고 있어야 할 내용들이 상당히 많습니다. 기자의 이름과 소속 매체를 기억하는 것은 기본 중의 기본이지만, 미팅 때 함께 나눴던 이야기나 기자의 질문사항 같은 세부적인 내용까지 하나하나 기억하기에는 한계가 있습니다.

 

그럴 때 스케쥴러나 문서에 짤막하게 미팅 때 기자와 나누었던 대화의 내용이나 질문, 관심사, 요청사항 등을 기록해 두면 앞으로의 홍보 방향을 설정하거나, 기자에게 필요한 도움을 줄 수 있기 때문에 미디어 관계에 두고두고 도움이 됩니다. 또한 받은 명함은 명함 수첩이나 케이스를 활용하여 깔끔하게 보관하는 것이 중요합니다.

 

저는 개인적으로 만났던 기자의 얼굴과 이름, 소속 매체를 대체로 잘 기억하는 편이지만, 혹시라도 기억력에 자신이 없다! 하시는 분들은 명함 뒤에 만났던 장소와 날짜를 적어 두는 것도 괜찮은 방법입니다.

 

지금까지 미디어 관계에 대해서 쭉 글을 써 보았는데요. 기본적이고 원론적인 얘기를 너무 길게 쓴 건 아닐까 하고 걱정이 되네요. ^^; 미디어 관계에 기본은 있지만 정답은 없습니다. 따라서 일단 미디어의 특성을 잘 파악하여 해야 할 것과 하지 말아야 할 것을 명확히 지키신다면 나머지는 홍보 AE 개개인의 역량에 따라 좋은 미디어 관계 유지가 가능할 거라는 생각이 듭니다.

 
그럼 미디어 관계 초급편은 여기서 마치겠습니다!   

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