[미디어관계Tips-초급편](2) 프레스릴리즈, 2주에 한 번이 적당하다!

프레스 릴리즈는 얼마만에 한 번씩 하는 게 좋을까요?

물론 홍보 아이템에 따라 일주일에 한 번이 될 수도 있고, 한 달에 한 번이 될 수도 있겠지만 보통은 2주에 한 번씩 프레스 릴리즈를 하는 것이 적당합니다.

Why?

1.  2주, 스팸이 되지 않으면서도 꾸준히 홍보 사안을 전달할 수 있는 기간

기자들은 하루에 수십 통에서 수백 통의 이메일을 받는다고 합니다. 그 많은 이메일을 일일이 확인하기란 결코 쉬운 일이 아닙니다. 가뜩이나 이메일이 많이 들어오는데,지나치게 자주 프레스 릴리즈 하는 회사가 있다면 기자 입장에서는 스팸으로 받아들여질 소지가 다분하겠죠?

 

그렇지만 한편으로는 홍보 담당자가 담당 기자에게 뉴스 가치가 있는 자료를 꾸준히 전달해야 기자가 수많은 취재원 중에서도 우리 기업을 잘 기억하고 유심히 볼 것입니다. 수없이 쏟아지는 이메일 속에서 짜증을 유발하지 않으면서 꾸준하다는 느낌을 주는 시간이 바로 2주입니다.

 

2.  보도자료 기획과 자료 수집에 필요한 이상적인 기간은 ? 

 

보도자료를 작성할 때는 매력적인 자료가 될 수 있도록 기획하는 과정이 필요하고, 또 보도자료를 뒷받침할 수 있는 충분한 자료가 필요합니다. 그래서 짧은 보도자료 하나가 완성되는 데에도 여러 사람의 Co-work이 필요하지요.

 

기획 과정에서 홍보팀 내부뿐 아니라 클라이언트와의 논의가 필요하고, 기획 단계를 거쳐 자료 수집을 할 때는 클라이언트의 협조를 받아야 하는데 때에 따라서는 시일이 걸리기도 합니다. 뿐만 아니라 보도자료 초안이 작성되었을 때 팀원들과 클라이언트 모두의 크로스 체크를 거쳐야 합니다. 모든 과정이 일사천리로 진행되면 좋겠지만 경우에 따라 수정 사항이 생겨 여러 번 자료를 고치고 커뮤니케이션이 오갈 때도 있습니다.

 

만약 굵직한 홍보 사안이 있다면 보도자료 작성과 자료 수집, 그리고 자료 점검 등의 과정들을 철저하고 꼼꼼하게 진행하여 완벽한 보도자료를 완성시키는 데 충분한 시간이 필요하겠죠? 2주 정도면 무리 없이 보도자료를 준비할 수 있는 시간입니다.

 

How?

1.  2주 1회 프레스 릴리즈를 위해서 한 달 단위로 스케쥴링을 하자
 

2주 1회 프레스 릴리즈를 하기 위해서는 한 달 단위로 홍보 스케쥴을 미리 짜 두는 것이 좋습니다. 가장 좋은 방법은 팀 회의를 통해 홍보 스케쥴을 함께 짜고 이를 달력 모양의 테이블에 기록하여 이를 팀원들 및 클라이언트와 공유하는 것입니다. 그러면 그 달 홍보 업무의 윤곽이 잡히고, 2주 1회 프레스 릴리즈 역시 차질 없이 진행할 수 있을 것입니다.

 

2.  클라이언트와 정기적인 PR회의로 매월 홍보 아이템을 미리 확보해 두자

 

한 달 단위로 스케쥴링을 하고, 2주에 1회 프레스 릴리즈를 진행하기 위해서는 홍보 아이템 확보가 필요합니다. 주로 홍보 사안은 클라이언트와의 정기적인 PR 회의를 통해 정하게 되는데, 프레스 릴리즈와 마찬가지로 PR 전략회의 역시 격주 1회가 적당합니다.

 

회의 때는 클라이언트에게 어떤 홍보 니즈가 있는지 이야기를 듣고 정보를 공유하며, 매력적인 뉴스거리가 될 만한 아이템을 정합니다.  클라이언트와의 합의를 통해 그 달의 홍보 아이템을 미리 확보해 두어야 기자가 보기에 내용도 충실하고 시기적으로도 적절한 자료를 기획할 수 있습니다.

 

이번에 ‘프레스 릴리즈는 2주에 한 번이 적당하다’는 주제로 글을 쓰면서, 보도자료 준비에 대한 언급을 더 많이 한 것 같은데요. 적당한 기간을 두고 가치 있는 자료를 전달하는 것이 미디어 관계의 기본이니만큼 보도자료 준비의 중요성 아무리 강조해도 지나침이 없겠습니다. 

 

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