[미디어관계Tips-초급편] (3) 프레스릴리즈, 피치도 기술이다

지금도 언론사들의 기자들은 이메일을 통해 수많은 기업으로부터 다양한 자료를 받고 있습니다. 하루에 수백 건에 달하는 보도자료의 홍수 속에서 우리 기업의 자료를 돋보이게 하기 위해서는 몇 가지 피치의 기술이 필요합니다.

미디어 관계에 정답이 없는 만큼, 홍보 아이템과 담당자의 노하우에 따라 각자의 보도자료 피치 노하우가 있을 텐데요. 오늘은 보도자료 피치를 할 때 지켜야 할 기본적인 내용들을 몇 가지 공유하고자 합니다. 

 

1. 아이디어와 뉴스거리를 제공하는 피치레터 작성하기

 

 보도자료를 보낼 때는 보도자료 원문과 함께 피치레터를 작성하여 보내게 됩니다. 피치레터는 홍보 담당자가 기자에게 뉴스가치가 있는 정보의 핵심을 짚어주며 기자의 관심을 유도하고 기사화될 수 있도록 설득하는 글이지요. 그러면 피치레터는 어떻게 써야 할까요?

기자들은 지나치게 홍보성을 띤 자료보다는 취재할 만한 가치가 있는 고급 정보를 선호하기 마련입니다. 따라서 피치레터에는 화려한 수식어구와 미사여구보다는 객관적인 정보와 뉴스 가치가 있는 정보를 강조해 주는 것이 좋습니다. 보도자료가 어떤 점에서 중요성을 띠는지에 대해서 흥미로운 부연설명을 해 주는 것도 중요합니다.

 피치레터는 너무 길지 않게 2~3단락으로 구성하여 명확하게 메시지를 전달할 수 있도록 하고, 마지막 부분에는 기자가 필요할 때 자료 요청이나 질문에 적극적으로 협조하겠다는 말로 마무리하는 것이 좋습니다.

 

2. 이메일 용량은 가볍게!

 

프레스 릴리즈를 원활하게 하기 위해서는 이메일 용량이 가벼워야 합니다. 기자들이나 홍보 담당자들이나 사무실에서 주로 쓰는 이메일 프로그램이 MS 오피스인데, MS 오피스는 가벼운 용량의 이메일을 보내기에 적합한 프로그램이기 때문이죠. 또한 매일 수많은 메일을 받는 기자에게 큰 용량의 메일을 보낸다면 과부하가 걸릴 수 있으므로 주의해야 합니다.   

따라서 아웃룩으로 보도자료를 보낼 때 1MB 미만의 크기가 가장 적합하다고 볼 수 있는데요, 그러나 여기에 딜레마가 하나 있습니다. 홍보 담당자는 충실한 보도자료를 위해 사진과 동영상 등의 자료들을 많이 준비하게 되는데, 텍스트는 아무리 길어도 메일 용량에 영향을 미치지 않습니다만, 사진과 동영상 원본을 이메일에 파일첨부로 넣는 경우에는 용량이 커져 속도가 느려진다는 단점이 있어 이메일을 보내는 쪽이나 받는 쪽 모두에게 좋지 않습니다. 

네이버캐스트: 파일 전송만을 위한 인터넷 연결 FTP

이 때 용량이 큰 자료들을 다운로드 할 수 있도록 링크를 걸어주는 FTP 프로그램을 사용하면 도움이 됩니다. FTP는 인터넷을 통한 파일 송수신만을 위해 고안된 서비스이기 때문에 동작 방식이 직관적이고 사용법도 간단하다는 장점이 있습니다. FTP 프로그램의 원리와 사용법에 대한 자세한 설명은 아래의 링크를 보시면 도움이 되실 겁니다. 

 

3.  프레스 콜, 짧고 굵게!

 

명확하고 흥미로운 피치레터와 적절한 용량의 보도자료를 넣어 이메일을 전송했다면, 프레스 릴리즈의 기본은 지킨 셈입니다. 프레스 릴리즈를 완료했다면, 각별히 신경 써서 보낸 보도자료가 죽은 정보가 되지 않도록 기자에게 다시 한 번 알려주는 것이 좋습니다.

 

보통 프레스 릴리즈 후 곧바로 기자들에게 보도자료의 주제와 내용을 간단히 브리핑한 내용의 SMS를 보내게 됩니다. SMS는 간편하면서도 직접적으로 기자들에게 프레스 릴리즈 여부를 알릴 수 있다는 장점이 있습니다. 

 

그러나 이미 미팅을 통해 만났던 매체나 앞으로 미디어 관계를 돈독히 하면 좋을 매체의 기자들과는 직접 전화를 하는  프레스 콜을 통해 안부 인사를 전하면서 간단히 보도자료에 대해 설명을 드리는 것이 더 좋은 방법입니다. 그렇다면 프레스 콜은 어떤 식으로 하는 게 좋을까요?

 

프레스 콜을 하기에 적절한 시간은 오전 10시에서 11시 사이입니다. 오전 9시쯤에는 기자들이 막 출근하여 이메일을 확인하거나 편집회의로 분주할 시각이고, 점심 시간 이후에는 마감으로 바쁠 타이밍이기 때문이죠. 만약 오전에 전화를 하지 못했을 경우 마감 시간 이후인 오후 5시 이후에 전화를 하도록 합니다. 기자들의 일과를 파악하여 실례가 되지 않을 시간에 전화하는 것이 프레스 콜의 기본입니다.

 

전화 연결이 되면 “안녕하세요 기자님, OOO 기업을 홍보하는 OOO입니다. 잠시 통화 가능하신지요?” 하는 안부인사로 시작하여 보도자료에 대한 간단한 브리핑한 뒤 검토를 부탁하고 끊는 것이 좋습니다. 기자들은 아주 바쁜 사람들이기 때문에 짧은 시간에 정확한 메시지를 전달해야 합니다.

 

만약 말을 더듬는 습관이 있거나 말할 내용을 갑자기 잊어버리게 되는 경우를 대비하여 미리 대본을 쓴 뒤 이를 참고하는 것이 프레스 콜을 할 때 자신감 있게 피치를 하는 데 도움이 됩니다.

 

다음 편에서는 프레스 릴리즈 후 미디어 관계를 유지하는 팁에 대한 이야기를 들고 오겠습니다.

 

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